저녁시간이 있는 삶, 모든 직장인이라면 꿈꾸는 삶의 소소한 즐거움 아닐까. 그 저녁시간을 일에 바치고 있다 보면 때로는 ‘뭐가 되려고 이러고 있나’ 싶을 때가 있다. 그럴 때를 대비해 저녁시간을 확보하는 기술! 바꿔 말하면 업무시간에 집중해 최대한 일을 늘이지 않는 다섯 가지 방법을 소개한다. 단순한데 생각보다 지키기는 쉽지 않을 것이다. 

무조건 한 번에 한 가지 일을 한다.

일이 늘어지는 이유 중에는 의외로 ‘멀티태스크’와 ‘멀티모드’가 있다. 보고용 자료를 작성하며 전화를 걸고, 메일을 쓰는 건 뭔가 일을 잘 하는 것처럼 보이지만 사실 이런 액션이야말로 ‘세상 쓸데 없는 짓’이다. 아이디어 회의와 자료 작성, 미팅 준비, 전화 업무 등은 전부 머리를 쓰는 영역이 다르기 때문이다. 일을 계속 짧은 시간에 바꾸는(switch) 경우, 집중도도 떨어질 뿐 아니라 다시 집중하는 데 시간이 걸린다. 결국 전체적으로 효율성이 떨어질 수밖에 없다.

한 번에 최대한 한 가지 업무에 집중하는 버릇을 기른다. 미팅은 한 번에 모아서 처리하거나, 아이디어 회의 등은 모아서 처리하는 게 좋다. 

중요한 것부터 한다.

안다. 안 된다. 그래도 중요한 것부터 해야 일의 속도가 빨라진다. 사람들은 제일 중요한 것을 나중에 ‘긴 시간을 들여 처리해야지’하고 생각하므로 뒤로 밀어두기 십상이다. 보통 시험공부도, 레포트도 마지막까지 미뤄두던 습성이 남아 있는 셈이다. 『일찍 일어나는 기술』 책에서도 언급했지만, 아침의 1시간 에너지는 오후의 3시간 에너지와 맞먹는다. 아침 시간은 그날 반드시 처리해야 하는 중요한 일들을 빠르게 처리할 수 있는 황금시간대다. 전날 퇴근하기 전에 제일 중요한 일을 적어두거나, 미리 준비해두고 퇴근하면 다음 날 시작부터 중요한 일부터 처리할 수 있다. 

미루지 않는다.

2번에서 이어지는 애기다. 심리적 부담이 문제의 핵심이다. 스트레스를 줄이고 일에 착수하면 된다. 이를 해결하려면 ‘청크 다운(Chunkdown)’이 필요하다. 덩어리를 잘게 쪼갠다는 뜻이니 일의 덩어리를 작게 만들어 하나씩 처리해나가는 방식이다. 상부 보고가 두렵다면 발표가 문제인지 자료가 문제인지 살펴보고, 발표가 어렵다면 그 부분의 집중 강화를 하면 된다. 질의응답지를 만드는 것도 답일 수 있다. 이를 처리하는 방식은 다시 앞에서 말한 1번대로 하면 된다. 즉 한 번에 하나씩 하자. 

돌발 업무를 조절하자

일은 혼자 하는 것이 아니다. 급한 업무 의뢰나 예상치 못한 실수, 돌발 상황들은 언제나 나타난다. 어쩌면 매일 하나씩 올 수도 있다. 특히 영업이나 고객대응팀은 정말로, 매일매일이 다를 수밖에 없다. 또 중간관리자들 역시 부하직원들과 임원들 사이에서 조율 및 대응하는 업무가 많을 수밖에 없다. 그래서 이를 처리하기 위해서는 두 가지를 고려하면 된다. 첫째로는 시간을 줄이고 둘째로는 난이도를 낮추는 것이다. 일을 15분, 20분 단위로 쪼개 이를 1단위로 정하고 돌발업무를 이 시간 내에 처리하는 버릇을 들여보는 것도 좋다. 또한 돌발업무들을 모아 시간대에 맞춰 처리하는 것도 방법이다. 메일 답변 시간 등을 정하는 것이 그 예다. 

불필요한 일을 줄인다.

가만히 내가 하는 업무를 한 시간 단위로 기록해보면 대체 얼마나 시간이 낭비되고 있는지 금세 알 수 있다. 의외로 딴 짓을 하거나 수다를 떠는 시간 등이 길 수도 있다. 이런 것을 하지 말라는 게 아니다. 적정한 시간을 지켜 스스로를 제어하게 되면, 적어도 한두시간 놀면서 야근을 늘이는 행동을 줄일 수 있다. 시간을 단순히 기록하는 것에서 멈추지 말고, 시간 기록을 살펴보고 분석 및 대응하는 버릇을 길러두는 것도 중요하다.

모두 이렇게 지킬 수 있다면 좋겠지만 사람에 따라, 업무에 따라 당연히 다른 방식을 적용하게 될 것이다. 전화 응대를 피할 수 없거나, 윗 상사의 업무지시가 중구난방이거나, 의외로 팀내 화합을 중요하게 여기는 경우도 있을 수 있겠다. 중요한 건 자신이 취사선택해 맞는 방법을 찾아내는 데 있다.