컴퓨터로 문서를 작성해 본 사용자라면 누구나 한글(아래아 한글)과 MS-워드에 대해 한번쯤 사용해본 경험이 있을 것이다. 초등학생부터 직장인, 주부, 문서를 작성해야 하는 모든 분야의 사용자들에게 필수 아이템인 프로그램이기 때문이다.

그러나 너무 익숙해서 학습의 필요성을 느끼지 못해, 결국 우리를 가장 난감하게 만드는 프로그램이 아닌가 싶다.

한컴 오피스의 한글(아래아 한글)은 모든 정부기관에서 사용되는 문서의 공식 문서 툴이며, MS-워드의 경우는 우리나라 대부분의 기업에서 공식 워드프로세서로 사용 중이므로 두 프로그램 모두 우리에겐 필수로 익혀야 할 도구들이다.

그렇다면 이 도구로 우리가 가장 쉽게 원하는 문서를 작성하려면 어떤 기술을 익혀야 할까?

우선 워드프로세서로 문서를 작성할 때 기본 원칙은 모두 동일하다. 단어, 문장, 문단의 개념을 이해하고 서식(속성)으로 잘 꾸며내면 된다.

한글과 MS-워드 모두 동일한 서식 작업에 대한 라이브러리를 ‘스타일’이라는 기능으로 제공하고 있는데, 동일한 패턴의 문서를 반복적으로 만들어내야 한다면 우리는 주저 없이 ‘스타일’을 사용해야 한다.
지금부터 문서에서 반복적인 작업을 어떻게 해야 하는지 작업의 편리함과 문서의 일관성 여부를 고려해 단계별로 살펴보자

1단계: 반복적인 서식 작업은 서식 복사로 처리하자!

문서의 내용 중에 특히 강조해야 할 부분은 대체로 색상을 바꾸거나 효과를 지정하는데 이러한 작업이 반복된다면 매번 같은 서식을 적용하기란 무척 번거롭고 시간도 오래 걸린다. 따라서 작업의 효율성과 문서의 정확성이 떨어지게 된다.

이럴 때 MS-워드와 한글에서는 서식을 그대로 가져다 주는 서식 복사(모양 복사) 기능을 사용하면 된다. 사용 방법은 약간 다르지만 원본의 서식을 다른 문장이나 단락에 그대로 적용하는 방식은 같다. 이 작업은 한번 복사된 서식을 계속 반복해서 적용할 수 있기 때문에 작업의 속도와 편리성을 함께 가져다 주는 좋은 방법이다.

이왕이면 단축키로 기억하자.
● MS-워드: Ctrl Shift C(복사), Ctrl Shift V(붙여넣기)
● 한글: Alt C (원본에 커서를 둔 후 Alt C, 대상 문단이나 글자에 다시 Alt C)

※ 한글에서 ‘모양 복사’ 대화상자

2단계: 자주 사용하는 서식은 스타일을 만들어 관리하자!

스타일이란? 문서의 여러 서식(예: 글꼴, 크기, 색상, 문단 정렬 등)을 하나의 이름으로 정의하여 문자열이나 단락에 빠르게 적용하는 서식 집합을 말한다.

주로 문서의 제목 또는 소제목과 같이 반복적인 서식 작업이 많을수록 우리는 스타일을 만들어 사용해야 한다.

스타일을 작성하는 과정은 어려울까? 이미 단어나 단락에 지정해둔 서식을 그대로 스타일 이름으로 저장하면 되기 때문에 이 또한 어렵지 않다. 우리 사용자가 한글이나 MS-워드에서 보았던 ‘바탕글’, ‘표준’이란 용어가 바로 스타일 이름이다.

이렇게 한번 정의해 둔 스타일은 필요한 문장이나 단락에 클릭만으로 서식을 적용할 수 있다. 뿐만 아니라 이렇게 적용된 서식 중에 예를 들어 색상만 변경하려고 한다면 적용된 모든 단락을 수정하는 것이 아니라 관리하고 있는 스타일을 수정하기만 하면 문서 전체의 단락이 동시에 적용된다.

※ 스타일이 적용된 MS-워드 문서

스타일만 알아도 매번 번거로웠던 작업이 너무 단순해 지는 느낌이다.

3단계: 다른 문서에도 동일한 문서 스타일을 적용하자!

자! 이제 이렇게 만들어진 스타일로 어떤 결과를 가져올 수 있는지 열거해보자!

스타일은 다른 문서에 복사가 된다. 이번 문서에만 적용되는 것이 아니라 다른 문서에도 적용하기 위해 2가지 방법을 적용하면 된다.

첫 번째는 한글이나 MS-워드 모두 내보내기 기능이 있다. 이 기능으로 다른 문서에 불러오면 다른 문서에서도 동일한 스타일을 사용할 수 있다.

※ MS-워드에서 스타일 다른 문서에 내보내기

※ 한글에서 다른 문서에 스타일 내보내기

두 번째 방법은 문서를 서식 문서로 저장하는 것이다. 내용이 없는 빈 문서라도 스타일을 가지고 있으므로 내용을 입력하고 스타일을 적용하면서 문서를 완성해 간다면 이전 문서와 동일한 형태의 문서로 작성할 수 있다.

여러 명이 공동 작업으로 원고를 작성하거나 매뉴얼을 작성할 일이 있다면 두 번째 방법으로 문서를 만들어가길 권유한다. 스타일만 저장하고 빈 문서 형태로 보여지는 대표적인 문서가 바로 한글의 ‘빈 문서1’로 시작하는 서식 파일이고 MS-워드의 경우 ‘문서1’의 바로 이런 경우의 서식 파일이기 때문이다.

이런 문서를 우리는 보통 템플릿이라고 하며, 파일 형식은 *.hwt(한글)와 *.dotx(워드)로 저장된다.

서식 파일만 작성하여 제공하면 누구라도 동일한 스타일을 이용해 일관성 있는 문서로 만들어낼 수 있는 것이다. 일단 한번 만들어진 문서에 대한 편집이 무척 간단하다는 것과 위에서 언급한 여러 문서의 통합에서 그 차원이 다른 고급 문서임을 명심하자.

다소 무겁고 어려운 주제가 되었지만 스타일을 사용하는 문서와 그렇지 않은 문서는 내공이 다르다는 것을 강조하며 이 글을 마무리한다.