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구글을 잘 쓰면 야근할 이유가 없다 - 우병현

『구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기』저자 강연회 구글 클라우드 컴퓨팅을 활용한 업무의 혁신전략

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과거에 비해 우리의 사무실 환경은 놀라운 변화를 거듭해 왔다. 언젠가부터 컴퓨터가 업무의 주요 도구가 됐으며 인터넷과 이메일의 등장으로 인해 한 사람이 보다 많은 일을 처리할 수 있게 됐다. 그러나 주어지는 시간은 한정적인데 비해 업무의 양은 지속적으로 늘어난다는 것이 문제다. 야근과 주말근무가 과중한 시대, 해법은 무엇일까.

요즘 직장인들의 가장 큰 희망사항 중 하나는 아마도 정시 퇴근과 여가를 즐길 수 있는 주말이 아닐까. 하지만 그런 바람과는 달리 치열한 경쟁사회에서 뒤처지지 않기 위해서는 쉼 없이 일해야 한다. 사무 환경이 디지털화 되며 한 사람이 처리할 수 있는 일의 양은 늘어났지만 회사라는 존재는 지속적으로 더 많은 일을 해내길 요구한다. 주어진 시간이 한정된 상황에서 그 많은 일을 정해진 근무 시간에 해내기란 불가능에 가깝다. 야근과 주말 근무를 밥 먹듯 하며 일한다고 늘 시간이 부족한 이유다. 방법은 한정된 시간 동안 업무의 효율과 집중도를 높이는 것뿐이다. 그러나 한동안 사람들을 편하게 해준 문명의 이기가 이제는 도리어 발목을 잡는 장애가 되고 있는 상황. 업무에 필요한 자료와 데이터를 찾는데 걸리는 시간은 적지 않게 걸린다. 오래전 수집해 놓은 자료가 있다고 해도 언제 어디에 저장해놨는지 기억이 나지 않는 경우가 대부분이다. USB와 집 컴퓨터의 하드디스크, 메일을 죄다 뒤져봐도 도무지 찾을 길이 없다. 상사의 결재를 받기 위해 기다리는 시간 역시 아깝기 그지없다. 바쁜 팀원들 간에 커뮤니케이션도 쉽지 않다. 누구 하나 외근이라도 가 있는 상황이면 회의시간은 퇴근 무렵이 되기 일쑤다. 그러는 동안에 정작 자신의 업무에 집중하는 시간은 하루 1~2시간이 채 안된다. 결국 야근을 위해 저녁을 시키는 직장인의 표정은 씁쓸하기 그지없다.

『구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기』는 그런 딜레마에 빠진 직장인들에게 새로운 해법을 제시하고 있다. 다양한 문서 프로그램과 저장 도구가 넘쳐나는 현실에서 정작 그 어느 것 하나 쓸모 있게 정리하지 못하는 악순환을 끊을 방법은 바로 ‘클라우드 컴퓨팅 시스템’이다. 업무에 필요한 데이터와 자료 관리에서부터 인력과 자원의 절약, 협업을 통한 업무량 감소 효과까지, 사무 효율 최적화를 위해 만들어진 구글 앱스는 새로운 혁신의 기준이 되고 있다.




계모와 직장의 공통점

『구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기』의 우병현 저자는 조선일보에서 산업부 IT팀장, U미디어랩 센터장, 경영기획실 마케팅전략팀장을 역임했다. 2006년부터 2007년까지 3년 동안 동영상 UCC 벤처기업 대표를 맡기도 했으며 현재는 조선미디어그룹의 경제전문 매체인 조선비즈 총괄이사(COO) 겸 연결지성센터장으로 일하고 있다. 네이버와 다음, 네이트를 비롯해 증권사의 HTS 등에 실시간으로 경제뉴스를 제공하고 있는 조선비즈는 회사 설립 당시부터 클라우드 컴퓨팅 시스템인 구굴 앱스를 경영에 전면 도입해 직원들의 일과 삶에 균형을 추구하는 스마트 워킹을 실현하고 있다. 이른바 ‘구잘직 프로젝트’다. 많은 독자들의 관심이 집중되고 있는 가운데 출간에 즈음해 독자들과 만남의 자리를 가진 우병현 저자. 호기심 가득한 독자들을 향해 그는 대뜸 ‘신데렐라 계모와 직장의 공통점’을 이야기하며 강연을 시작했다.

“첫 번째는 ‘일을 많이 시킨다’, 둘째가 ‘매일 새로운 일을 더 준다’, 셋째는 ‘일만 주되, 해결 도구까지 주지 않는다’, 마지막으로 ‘일을 잘해도 보상을 제대로 주지 않는다’ 정도겠죠(웃음). 즉 종합해보면 직장은 일과 중에 감당할 수 없는 업무량을 지시하는 존재라고 할 수 있어요. 하지만 그렇다고 직장을 그만두기는 힘들죠. 회사 역시 경쟁력을 갖기 위해서는 늘 새로운 일을 찾아서 만들 수밖에 없고요.”

이에 반해 직장인들의 소망은 계모와 직장의 공통점과 상반되는 것들이다. 야근과 주말 근무가 없고 제때 휴가를 사용할 수 있으면서도 일한 만큼 보상이 주어지는 직장. 그러나 이는 그야말로 꿈과 같은 이야기다. 어찌 보면 인간으로서 당연히 바랄 수 있는 욕구들이지만, 저자의 말에 따르면 이는 대기업의 회장조차도 하지 못하는 바람일 뿐이다. 그가 ‘구잘직 프로젝트’를 구상하게 된 것도 바로 그런 고민에서 시작됐다.

“현실과 상반되는 직장인들의 소망을 이루기 위해 디지털이 어떤 역할을 할 수 있는가에 대한 고민이죠. 곰곰이 생각해 보면 일과 중에 내 일을 깔끔하게 처리하기 힘든 이유는 많습니다. 변덕이 심한 상사에 과중한 일의 양도 이유가 되겠죠. 하지만 고용주 입장에서는 항상 사람이 남아도는 듯한데 부족하다고 하는 것 같고, 더 일할 수 있는데 안하는 것 같이 느껴집니다. 물론 보상은 충분하다고 생각되고요. 고용인과는 반대라고 할 수 있죠(웃음).”

업무 처리에 시간이 걸리는 또 다른 이유는 도구의 부족과 비호환성, 커뮤니케이션에 시간이 많이 걸리는 문제 등도 꼽을 수 있다. 그야말로 개인의 역량으로 어찌 할 수 없는 부분이다. 결국 모든 업무시간을 다 투자해도 일을 마치기 어렵게 되고 야근과 주말근무로 인해 삶의 질은 현저하게 떨어진다.

“연구에 따르면 인간의 생산성은 오전에 90분, 오후에 90분이라고 합니다. 그 90분 동안 집중해야 생산적이라는 거죠. 그러나 현실은 보고를 해야 하고 프린트, 상사의 지적 사항 수정, 연락처를 찾는 등 비생산적인 일에 대부분을 쓰고 있어요. 가장 최악의 경우는 이로 인해 업무에 집중할 시간이 줄고 일은 더 늘어나는 겁니다.”

하지만 저자는 그와 같은 고민은 고용인과 고용주인 경영인이 크게 다르지 않다고 강조한다. 또한 전혀 다른 이해관계의 두 부류가 고민하는 문제를 함께 해결하는 방법이 바로 ‘구글 앱스’라고 강조했다.




신데렐라의 두 번째 사례, 협업

일이 늘어나더라도 주어진 시간에 마칠 수 있는 방법은 과연 무엇일까. 저자는 다시 한 번 신데렐라의 사례를 예로 들며 협업의 필요성을 이야기하기 시작했다.

“신데렐라는 무도회에 가기 위해 비둘기에게 콩을 골라달라는 부탁을 하죠. 결국 마법에 의해 협업이 가능한 상황이 됐고 신데렐라는 무도회에 갈 수 있었습니다. 이 마법이 직장인들에게는 어떻게든 시간을 빼앗기지 않는 방법이라고 볼 수 있겠죠. 하지만 신데렐라의 경우처럼 다른 사람의 시간을 쓰지 않으면 시간을 늘릴 방법이 없습니다. 또 하나의 방법은 내가 썼던 시간을 재활용하는 것입니다. 직장인에게 비둘기의 역할을 하는 것은 바로 디지털이죠.”

1980년대 사무실을 차지했던 타자기가 컴퓨터 워드프로세서로 바뀐 이후에 업무 속도의 변화는 놀라웠다. 한사람이 자료를 수집해 문서를 작성하고 수정을 해서 메일로 보내거나 보고를 하는 것이 가능해진 것이다. 그러나 그럼에도 불구하고 마법은 제 기능을 발휘하지 못하고 있는 것이 오늘날의 현실이다.

“저는 현재 USB를 가지고 다니지 않습니다. 모든 강의 자료가 구글 클라우드에 올라가 있거든요. USB에서 해방 된 셈이죠. 그 전에는 강의하는데 디지털 매직이 오히려 족쇄같이 느껴졌어요. 직장인들은 하루에 다양한 도구를 활용해 콘텐츠를 만들어 냅니다. 이메일을 쓰고 블로그와 SNS, 페이스북을 하죠. 카톡과 문자, MS워드와 한글 까지 더하면 평균 5개가 넘어갑니다. 문제는 그렇게 만든 콘텐츠를 관리할 수 없는 상황까지 왔다는 거죠.”

다양한 도구를 통해 문서를 만들고 옮기는 과정에서 흔히 처하는 문제는 뭘까. 바로 어느 것이 원본이고 어느 것이 복사본인지를 분간할 수 없게 되는 상황이다. 저장 도구가 다양해지면서 자신이 만든 자료조차 키워드가 없으면 찾기 힘들어진다.

“‘개똥도 약에 쓰려면 없다’는 말은 이럴 때를 이야기합니다. 저 역시 회사 보직이 바뀔 때마다 열심히 하드디스크 카피를 해 놨지만 한 번도 열어보지 않았어요. 프린트 해 놓은 자료도 라면상자로 스무 상자가 넘는데 한두 번 열어서 찾아보다가 포기했죠. 최신 자료만 있으면 바로 작성할 수 있는 보고서도 인터넷에 범람하는 중복된 자료를 취합해 보면 겹치는 것을 제외하고 한 두 개 제대로 된 것을 찾기 힘들고요. 누군가 도와주면 금방 끝날 것 같지만 백지장을 맞들어주는 사람을 찾기 어렵습니다. 이게 우리의 현실입니다.”




구잘직 3원칙으로 혁신을 시작하라

구글 앱스를 활용한 ‘구잘직 프로젝트’는 세 가지 원칙에 기반하고 있다. 그 첫 번째는 바로 ‘모든 자료는 웹 오피스를 통해 만든다’ 이다. 대부분의 직장인들이 한글과 MS워드에 중독적인 충성도를 보이고 있는 상황에서 쉽지 않은 선택이다. 하지만 이를 통해 얻게 되는 소득은 의외로 크다.

“저는 2007년부터 제 개인자료를 G메일로 주고받고 모든 자료는 구글독스로만 작성했습니다. 자료를 구글독스로 만들고 이메일과 주소록도 G메일로 통일하는 것이 구잘직 프로젝트의 첫 번째죠. 이것을 회사를 창업하며 전면적으로 도입했습니다. 자료 제작에 사용하는 도구를 일원화하면서 원하는 자료를 회사 직원 누구나 쉽게 찾을 수 있게 됐습니다. 또 복사본 생산 없이 모두가 하나의 도큐먼트를 공유하게 함으로서 협업과 업무 혼선을 없앴습니다.”

구잘직에서 제시하는 시간 확대 방법은 협업을 바탕으로 하고 있다. 일원화 된 도구로 작성된 자료는 제목이 달리고 완성되어가는 과정에서 협업을 통해 정보가 공유된다. 바로 두 번째 원칙인 ‘모든 자료를 처음부터 공유하라’이다. 조선비즈 직원들은 상사로부터 일을 지시받으면 구글의 문서도구인 구글독스를 가지고 문서를 만들어 바로 보고라인 및 협업라인과 ‘공유’를 시작한다. 시간이 절약되는 것은 당연하다.

“하나의 원본 문서에 동시에 접속해 수정이 가능해지는 것이 가장 큰 장점입니다. 간단한 개요 정도만 담은 상태에서 공유된 문서를 가지고 관리자인 상사는 직원이 할 일과 도움을 받을 일, 상사로부터 확인이나 승인을 받을 부분을 구분하면 됩니다. 자연스럽게 협업이 일어나는 거죠. 업무 프로세스가 저절로 잡히고 커뮤니케이션 실수를 실시간 방지할 수 있다는 것도 장점입니다.”

자료가 공유된다는 것은 자료를 누가 읽을 것인지 의식해야 한다는 의미도 된다. 읽을 독자를 의식하며 수치와 그래프를 사용하고 핵심내용을 한 눈에 파악할 수 있도록 작성을 하게 되면 자료는 오류를 줄이고 더욱 명료해지게 마련이다. 그러나 원활한 작업을 위해서는 한 가지 더 필요한 것이 있다. 바로 인터넷 기능을 100% 활용할 수 있어야 한다는 점이다. 세 번째 원칙인 ‘스스로 웹마스터가 되자’는 그런 고민을 바탕으로 하고 있다.

“주말이나 퇴근 후 갑작스러운 홍보전략 변경이나 사이트 수정을 지시받았을 때 IT부서의 도움을 받기는 쉽지 않아요. 결국 담당자는 전문 인력의 도움을 받기까지 발을 구를 수밖에 없죠. 인터넷 기능에 대한 의존도는 요즘 모든 직장인들의 발목을 잡는 요소 중의 하나라고 할 수 있습니다. 특히 디자인, 게시판, 동영상, 사진 슬라이드, 입력양식 같은 것들이 애를 먹이죠. 조선비즈는 출범 때부터 전 직원이 자신의 업무에 필요한 웹사이트 구축 및 운영업무를 스스로 해결하는 것을 원칙으로 삼고 있습니다.”

우병현 센터장은 이러한 세 가지 원칙을 가지고 3년 동안 일관된 조직문화를 구축해 왔다. 현재 조선비즈디지털시스템은 클라우드 속에 인사, 회계, 마케팅, 홍보, 미디어 플랫폼을 모두 올려놓은 상태다. 단 한 대의 서버도 갖추지 않은 상황에서 이뤄낸 결과물이다. 그로 인한 소득은 한두 가지가 아니다.

“관리 측면에서 볼 때 비용절감 효과가 확실하죠. 장비는 물론 소프트웨어와 인력 절감은 당연하고 회사의 인터넷 관련 문제의 상담원 역할에 한정 됐던 IT지원부서는 연구개발 인력으로 활용할 수 있었고요. 야근 및 주말근무도 감소되는 효과가 있었습니다.”

강연 막바지에 우 센터장은 “이 모든 고민이 개인적인 동기에서 시작됐다”고 고백했다. 바로 늦은 나이에 얻게 된 3살 늦둥이 덕분이라고 한다. 아이를 갖고 나서 매일 야근과 폭음으로 가족과 보내는 시간이 부족했던 지난 삶을 돌이켜 봤다는 그. 구잘직 프로젝트는 그런 그에게 업무 효율을 높이는 것 외에도 잃어버렸던 가족과의 시간을 돌려줬다. 복잡해지기만 하는 디지털 사회 속에서 인간이 해야 하는 노력은 어쩌면 복잡한 것을 단순하고 효율적으로 개선하는 것이 아닐까. 그 결과 얻은 시간은 삶의 질을 더욱 높일 것이다.



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구글을 가장 잘 쓰는 직장인 되기 우병현 저 | 휴먼큐브
이 책은 지난 3년간 조선비즈 사내에서 구축한 스마트한 업무환경을 만들기 위한 고민과 행동 사례를 담았다. 실제 업무 환경에서 구현해보고 수정하고, 보완하여 이제는 어느 조직 부럽지 않게 스마트한 업무를 실현한 조선비즈의 노하우는 그래서 직장인들에게 더욱 반갑고 가치가 있다. ‘구글’이라는 ‘디지털 기술’을 상징하는 메타포를 사용하여 스마트한 업무를 말하는 이 책의 궁극적인 메시지는 ‘디지털 기술로 아낀 내 시간을 나와 가족을 위해 사용하자’는 것이다.

 



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글ㆍ사진 | 황정호

최선을 다해서 행복해지기 위해 노력합니다. 언제나 꿈꾸는 사람이고 싶습니다.

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